A.Kapsam

1. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”); AREX Sigorta A.Ş.’nin kişisel veri işlediği süreçlere dâhil olan tüm Kurum müdürlük, birim ve çalışanları ile üçüncü tarafları kapsamaktadır.

2. İşbu Politika; AREX Sigorta A.Ş.’nın kişisel veriler üzerinde uygulayacağı tüm saklama ve imha faaliyetlerini kapsamaktadır.

3. İşbu Politika sadece kişisel verilerin imha ve saklama işlemleri için uygulanacaktır.

4. Kanun, Yönetmelik veya sair mevzuatın kısmen veya tamamen değiştirilmesi, tadil edilmesi, güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması durumunda Kurum, Politikayı yeni Kanun, Yönetmelik veya mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek değiştirecektir.

B. Tanımlar

İşbu Politikanın uygulanmasında kullanılan kavramlar aşağıda yer verilen anlamları ifade eder;

Alıcı grubu

 Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişilerin oluşturduğu gruptur.

İlgili kullanıcı

 Verilerin  teknik  olarak  depolanması,  korunması  ve  yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir

Kanun

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur

Kayıt ortamı

Kurul Tamamen  veya  kısmen  otomatik  olan  ya  da  herhangi  bir  veri  kayıt sisteminin  parçası  olmak  kaydıyla  otomatik  olmayan  yollarla  işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır.

Kişisel veri işleme envanteri

AREX Sigorta  A.Ş’nin  iş  süreçlerine  bağlı  olarak  gerçekleştirmekte oldukları   kişisel    verileri işleme   faaliyetlerini;                kişisel    verileri  işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdığı envanterdir.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Periyodik imha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen belirli zaman aralıklarında AREX Sigorta A.Ş. tarafından resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir

Sicil

Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.

Veri kayıt sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel  verilerin  işleme  amaçlarını  ve  vasıtalarını  belirleyen,  veri  kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Yönetmelik

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’tir.

C. Amaç ve Kapsam

İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan kişisel verilerin imhasından sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanır ve AREX Sigorta A.Ş’ nin sözleşmesel olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirler.

Yönetmelik uyarınca AREX Sigorta A.Ş, Sicil’e kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, uhdesinde bulunan kişisel verileri kişisel veri envanterine uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde imha etmek için işbu Politika’yı hazırlamak ve uygun hareket etmek ile yükümlüdür.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

1. Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkelere uyulacaktır.
2. AREX Sigorta A.Ş, işbu Politika’yı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin Yönetmelik, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak imha edildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.
3. AREX Sigorta A.Ş, kişisel verileri saklarken yahut silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken, Kanunun 12. Maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, ilgili mevzuatta yer alan hükümlere, Kurulu’un alacağı kararlara ve Politika’ya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
4. AREX Sigorta A.Ş, bünyesinde bulundurduğu kişisel verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin imhası sırasında işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.
5.  AREX Sigorta A.Ş, Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Söz konusu teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili oluşturulan teknik kılavuzlarda tariflenir.
6. AREX Sigorta A.Ş, Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alacakların unvan, birim ve görev tanımlarını belirler.

D.  Kayıt Ortamları

AREX Sigorta A.Ş, işbu Politika ile kişisel veri içeren ve aşağıda sayılmış olan ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki kişisel verileri Politika’nın kapsamına dâhil etmeyi kabul eder.

1. Bilgisayarlar / sunucular
2.  Ağ cihazları,
3. Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı / paylaşımsız disk sürücüleri,
4. Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
5. Kağıt,
6. Mikrofiş
7. Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler,
8. Manyetik bantlar,
9. Optik diskler,
10. Flash hafızalar.

E. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar

Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda Potansiyel Güvenlik İhlal durumu kabul edilerek AREX Sigorta A.Ş. tarafından ilgili güvenlik ihlal süreçleri işletilecek bunlara ilişkin rapor ve bildirimler gerekli görülen durumlarda AREX Sigorta A.Ş. yönetimi, Kurul ve ilgili kişisel veri sahipleri nezdinde paylaşılacaktır. Bu amaçla söz konusu rapor ve bildirimlerin yapılması için AREX Sigorta A.Ş.’nın ihlal yönetimi süreçleri uygulanacaktır.

1. Kanun’a Aykırılık

AREX Sigorta A.Ş., kişisel verileri Kanun’da belirtildiği şekle aykırı olarak işlemeyeceğini taahhüt eder.

AREX Sigorta A.Ş., Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece;

1. Kanun’da belirtilen istisnalar dışında açık rızasını almadığı kişilerin kişisel verilerini saklamayacaktır.
2. İstisna kapsamında veya açık rıza kapsamında işlenen verilerin işleme amacının ortadan kalkması ve/veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde AREX Sigorta A.Ş. bu kişisel verileri saklamayacak ve imha edecektir.

1. Kişisel Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması

AREX Sigorta A.Ş, veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu kişisel veri işleyen ilgili tüm çalışanları ile paylaşır.

Çalışanlar, veri işlenme şartlarının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam etmeyecektir. Bu durumların tespiti ilgili iş biriminin önerisi ile KVKK Komitesi tarafından yapılır ve işbu Politika’ya uygun şekilde imha işlemi gerçekleştirilir.

AREX Sigorta A.Ş. aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:

a)    İlgili mevzuatın kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması;

b)   Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,

c)    Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,

d)   Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,

e)   Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

f)    İlgili kişinin, Kanunun 11 inci maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı usule uygun başvurunun kabulü,

g)    AREX Sigorta A.Ş., ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

h)   Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 F.Kişisel Verilerin İmhası

Kişisel verilerin imhası, aşağıda detaylıca açıklanan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde yapılabilir.

AREX Sigorta A.Ş. bünyesinde ilgili iş birimleri, söz konusu kişisel verilerin bulunduğu bilgi sistemleri ve uygulama sahipleri tarafından verilecek bilgilendirme doğrultusunda KVKK Komitesi kişisel verilerin imhası için uygulanacak yönteme bu imhanın nedenine bağlı olarak yazılı karar verir. Bu yazılı karar gereğince işbu Politika’nın G) maddesindeki imha yöntemlerinden biri Kurul’un yayınladığı Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ne bağlı olarak uygulanır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhası için kullanılacak yöntemlerle ilgili AREX Sigorta A.Ş. ayrıca teknik kılavuzlar oluşturur ve bunların uygulanmasını sağlar.

Kişisel verilerin imhasının takibi AREX Sigorta A.Ş. içerisindeki ilgili veri sahibi iş biriminin sorumluluğundadır. Veri sahibi iş birimi, verilerin imhası için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla AREX Sigorta A.Ş.’nın farklı birimlerinden destek alır.

1.Kişisel Verilerin Silinmesi

Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; söz konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi sürecinde, yasal saklama süreleri göz önünde bulundurularak silme işlemine konu olacak kişisel veriler belirlenir. AREX Sigorta A.Ş. kişisel verilere erişim ve yetkilendirme anlamında AREX Sigorta A.Ş.’in mevcut durumda bilgi sistemleri ve uygulamaları üzerinde yürütmekte olduğu rol ve yetki matrisleri dahilinde güncellemelerini yapar ve ilgili kullanıcıları tespit eder. İlgili Kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkileri ve yöntemleri bu kapsamda tespit edilir.

AREX Sigorta A.Ş., kişisel verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. AREX Sigorta A.Ş., bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder.

2.Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Yok etme işlemi, AREX Sigorta A.Ş.’ nin verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. AREX Sigorta A.Ş. bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.

 Kağıt ve mikrofiş ortamları için bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünerek yok edilecektir. Ayrıca, AREX Sigorta A.Ş. bu kapsamda Üçüncü Taraflardan imha hizmeti alabilir.

3.Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonim hale getirme işlemi, AREX Sigorta A.Ş.’ nin kişisel verileri tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

 AREX Sigorta A.Ş., ilgili veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıları çıkartarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engelleyerek bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesini sağlar.

Verilerin anonimleştirilmesi sırasında AREX Sigorta A.Ş., tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanabilir.

 G.Kişisel Verilerin İmha Yöntemleri ve Süreci

Kişisel verilerin imhası için AREX Sigorta A.Ş., imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika ve eklerinde tanımlar. Veri sahibi iş birimi, işbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür.

Kişisel verilerin imhası sırasında AREX Sigorta A.Ş. vereceği yazılı karara göre aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek imhayı gerçekleştirir:

1. Üzerine Yazma Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 7 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

2. Manyetize Etme Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

 3. Fiziksel Yok Etme Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.

4.Bulut İmhası Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.

5.Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.

H.Saklama ve İmha Süreleri

1.  Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri

Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve elektronik veriler, periyodik olarak imha edilir. AREX Sigorta A.Ş., imha yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha eder.

Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Periyodik imha sırasında baz alınacak yasal saklama süreleri, Şirketin Kişisel Veri Envanteri’nde belirlenmiştir (EK). İmha işlemi, imha yükümlülüğünün doğmasını takiben ilk Periyodik imha sırasında uygulanır. İmha edilen kişisel verilere ilişkin tüm işlemler kayıt altına alınır ve bu kayıtlar 3 yıl süre ile saklanır.

2.Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda İmha Süreci Veri sahiplerinin AREX Sigorta A.Ş.’ ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imhasını talep ettiği durumlarda, kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder. Söz konusu kontrol sonucunda;

- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalktığı anlaşılırsa, talebe konu kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen karar ve yöntemlere uygun olarak en geç otuz gün içinde imha edilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.

- Kişisel verileri işleme şartlarının ortadan kalktığı ve talebe konu olan kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarıldığı anlaşılmışsa AREX Sigorta A.Ş. bu durumu ilgili üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, AREX Sigorta A.Ş. ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

Veri sahiplerinden gelecek taleplerin karşılanması ve yanıtlanması amacıyla AREX Sigorta A.Ş. bünyesinde Kişisel Veri Sahiplerinden Gelen Talep ve Şikâyetlerin Yönetimi Süreci oluşturulur.

 İ.Saklama ve İmha Süreçlerinde Yetkilendirme

AREX Sigorta A.Ş., kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar ve iş tanımları aşağıdaki gibidir;

• KVKK Komitesi: Hukuk Müşaviri başkanlığında ayda bir kez toplanır. Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda ilgili iş birimleriyle beraber çalışılarak politika ve yöntemler hakkında karar verir, Politika ve eklerinin güncel tutulmasına sağlar, gerekli durumlarda Arex Sigorta A.Ş. ‘nin Süreç Yönetimi, diğer birimlerle yakın çalışarak Politika’nın Kanun ve Yönetmeliğe uygun ve doğru şekilde yürütülmesini temin eder.
• Bilgi teknolojileri: Politika’da belirtilen karar ve yöntemler ışığında ilgili imha ve saklama süreçlerinin Kanun ve Yönetmeliğe uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
• İlgili iş birimleri: Kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda politika ve yöntemlerin belirlenmesi için görüş ve gerekçelerini belirtir ve bu Politika nezdinde yürütülmesi aksiyonların takibini yapar.

J. Politika'da Yapılacak Değişiklikler 

1. Kanun, Yönetmelik veya sair mevzuatın kısmen veya tamamen değiştirilmesi, tadil edilmesi, güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması durumunda, AREX Sigorta A.Ş. Politikayı yeni Kanun, Yönetmelik veya mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek değiştirecektir.

2. AREX Sigorta A.Ş., Politika üzerinde yaptığı değişiklikler incelenebilecek olacak şekilde güncellenen Politika’yı e-posta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal intranet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.

K. Politika'nın Yürürlülük Tarihi

İşbu Politika 01.01.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir.